Contratar un software de gestión es fácil. Que ese software se siga usando seis meses después es lo difícil. La mayoría de las pymes chilenas no fallan por elegir mal el software en sí, fallan por no hacerse las preguntas correctas antes de firmar.
Acá van cinco, en el orden en que conviene hacérselas.
1. ¿Quién va a cargar los datos, y cuánto tiempo le va a tomar?
Muchas herramientas se venden mostrando el dashboard final, nunca el trabajo de cargar la información que hace posible ese dashboard. Antes de contratar, pregunta explícitamente: ¿tengo que digitar todo a mano, o puedo subir lo que ya tengo en Excel? Si la respuesta implica horas de trabajo manual cada semana, ese costo hay que sumarlo al precio del software.
2. ¿Necesito cambiar cómo trabajo hoy, o la herramienta se adapta a mí?
Hay dos tipos de software de gestión: el que te obliga a migrar todo tu proceso a su forma de trabajar, y el que se acomoda a los archivos y procesos que ya tienes. El primero promete más funciones, pero tiene una tasa de abandono altísima en pymes, precisamente porque el costo de cambiar de proceso es mayor de lo que parece en la demo.
3. ¿Qué pasa si dejo de pagar?
Pregunta directamente: ¿puedo exportar mis datos si me voy? Algunos softwares dejan tus datos prácticamente secuestrados dentro de su plataforma. Antes de firmar, confirma por escrito que tus datos siguen siendo tuyos y que te los puedes llevar en un formato usable.
4. ¿El precio que me muestran es el precio final?
Muchas herramientas tienen un precio base atractivo que no incluye usuarios adicionales, integraciones, soporte, o volumen de datos. Pide el precio real para tu caso específico, no el precio de la landing page.
5. ¿Puedo probarlo con mis propios datos antes de decidir?
Una demo con datos de ejemplo bonitos no te dice nada sobre cómo se va a comportar la herramienta con el desorden real de tu negocio. Si un proveedor no te deja probar con un archivo tuyo antes de pagar, eso ya es una señal.
En chAIn partimos justamente por ahí: te pedimos un archivo real tuyo antes de cotizar nada, para mostrarte qué se puede hacer con tus propios datos, no con un ejemplo genérico. Si quieres probarlo, cuéntanos tu caso.
Checklist gratis: ¿tus datos están ordenados?
6 preguntas para saber si tu negocio ya necesita ordenar sus datos, o todavía puede esperar. Te la mandamos a tu correo.
- ¿Puedes responder cuánto vendiste el mes pasado en menos de un minuto?
- ¿Todo tu equipo usa los mismos nombres para las mismas columnas?
- ¿Sabes qué producto o cliente deja más margen, no solo más ventas?
- ¿Tus reportes se arman solos, o alguien los arma a mano cada vez?
- ¿Puedes ver una tendencia de 3 o más meses sin abrir varios archivos?
- ¿Confías en el número de tu reporte, o lo verificas siempre a mano?